Что такое ЭДО: электронный документооборот простыми словами

ЭДО — электронный документооборот: обмен юридически значимыми документами в электронном виде вместо бумажных. Счета-фактуры, накладные, УПД, акты и договоры подписываются квалифицированной электронной подписью и имеют такую же силу, как бумажные с печатью. Документы между компаниями ходят через операторов ЭДО — сервисы вроде Диадока, СБИС или бесплатного ЭДО Лайт. Для маркированного товара ЭДО обязателен: коды маркировки передаются покупателю только через электронный УПД.

Что такое ЭДО простыми словами

Это та же бухгалтерия с документами, только без бумаги, принтера и курьеров. Продавец формирует документ в программе, подписывает электронной подписью и отправляет. Покупатель получает его за минуты, проверяет и подписывает в ответ. Подписанные документы хранятся у оператора, поэтому потерять или «не получить по почте» документ невозможно.

Законную силу электронным документам даёт квалифицированная электронная подпись (закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Закон о бухучёте разрешает составлять первичные документы в электронном виде, а Налоговый кодекс — выставлять счета-фактуры через операторов ЭДО.

Как работает ЭДО

1. Отправитель формирует документ — например, УПД — в своей учётной программе или в сервисе оператора.
2. Подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
3. Оператор ЭДО доставляет документ получателю и фиксирует время отправки и получения.
4. Получатель проверяет документ и подписывает ответную часть — или отказывает в подписи с комментарием.
5. Если у сторон разные операторы, документ проходит через роуминг — связь между операторами.

Каждого участника ЭДО оператор узнаёт по идентификатору ЭДО — уникальному коду участника документооборота.

Какие документы ходят через ЭДО

Для маркировки важен формализованный УПД: только из него «Честный знак» берёт коды маркировки и переводит их на покупателя.

Когда ЭДО обязателен

• Маркированный товар. Передача маркированного товара между компаниями и ИП оформляется электронным УПД с кодами маркировки. Без ЭДО коды останутся на балансе продавца, и покупатель не сможет продать товар легально.
• Прослеживаемые товары. Для товаров, подлежащих прослеживаемости, счета-фактуры выставляются только в электронном виде.
• Требование контрагента. Крупные сети и маркетплейсы принимают поставки только с электронными документами.

В остальных случаях ЭДО добровольный, но выгоден: документы приходят в тот же день, не теряются, а сверка с контрагентом занимает минуты.

Как подключить ЭДО

1. Получите УКЭП. Руководителю организации и ИП подпись бесплатно выдаёт удостоверяющий центр ФНС. Сотрудники подписывают документы своей подписью с машиночитаемой доверенностью.
2. Выберите оператора ЭДО. Для маркированных товаров подойдёт бесплатный ЭДО Лайт, для остального документооборота — коммерческий оператор. Сравнение — в статье про операторов ЭДО.
3. Зарегистрируйтесь у оператора и получите идентификатор ЭДО.
4. Пригласите контрагентов. Если они у другого оператора — настройте роуминг.

Для предпринимателей порядок тот же — подробно в статье «ЭДО для ИП».

ЭДО и СЭД — в чём разница

ЭДО — обмен документами с внешними контрагентами: поставщиками и покупателями. СЭД — система электронного документооборота внутри компании: служебные записки, согласования, приказы. Часто их связывают: документы из ЭДО попадают в СЭД на согласование.

Часто задаваемые вопросы