УПД — что это за документ: расшифровка, статусы 1 и 2, отличие от ТОРГ-12

УПД — универсальный передаточный документ: один документ вместо счёта-фактуры и накладной (или акта). Его оформляет продавец при отгрузке товара, выполнении работ или оказании услуг, а покупатель подписывает при приёмке. У УПД два статуса: статус 1 — документ работает и как счёт-фактура, и как первичный документ; статус 2 — только как первичный документ, без счёта-фактуры. Для маркированного товара УПД обязательно электронный: в нём передаются коды маркировки, и по нему «Честный знак» переводит коды на покупателя.

УПД: расшифровка и что это за документ

УПД расшифровывается как универсальный передаточный документ. Форму рекомендовала ФНС, чтобы бизнес мог оформлять одну бумагу вместо двух. Можно составлять УПД на бумаге или в электронном виде через оператора ЭДО — электронный подписывают квалифицированными электронными подписями сторон.

В УПД есть всё, что нужно и бухгалтерии, и складу: продавец и покупатель, грузоотправитель и грузополучатель, основание передачи (договор), список товаров с количеством, ценой и НДС, подписи о передаче и приёмке.

Статус 1 и статус 2 в УПД: в чём разница

В программах для ЭДО статус обычно выбирают одним полем «Документ»: «Счёт-фактура и первичный документ» — это статус 1, «Первичный документ» — статус 2.

УПД и ТОРГ-12: одно и то же или нет

Не одно и то же. ТОРГ-12 — товарная накладная, она подтверждает только факт передачи товара. УПД со статусом 2 выполняет ту же роль, а УПД со статусом 1 заменяет сразу и ТОРГ-12, и счёт-фактуру. Поэтому многие компании отказались от ТОРГ-12 в пользу УПД: документов меньше, ошибок при сверке — тоже.

Когда УПД обязателен

• Маркированный товар. Передача маркированного товара между компаниями и ИП оформляется электронным УПД через ЭДО. В документе перечисляют коды маркировки, и после подписания обеими сторонами «Честный знак» переводит коды на покупателя. Подписанный УПД должен попасть в ГИС МТ не позднее 3 рабочих дней с момента приёмки. Подробно — в статье про УПД в маркировке.
• Поставки на Wildberries и Ozon. Маркированный товар передаётся на склад маркетплейса тоже по УПД с кодами — для этого нужен роуминг с оператором площадки.
• Обычные продажи. Без маркировки УПД не обязателен — можно оформлять счёт-фактуру и накладную отдельно. Но УПД проще и поэтому стал стандартом.

Как заполнить УПД: главные поля

1. Статус — 1 или 2 (см. таблицу выше).
2. Номер и дата документа.
3. Продавец и покупатель — ИНН, КПП, адрес; для электронного УПД — идентификаторы участников ЭДО.
4. Грузоотправитель и грузополучатель, если они отличаются от продавца и покупателя.
5. Основание передачи — договор или другой документ. Строку о документе об отгрузке (строка 5а) заполняют по отдельным правилам.
6. Товары — наименование, количество, цена, ставка и сумма НДС. Для маркированного товара — коды маркировки или коды агрегации.
7. Содержание операции — коротко, что произошло: например, «Товары переданы» или «Работы выполнены».

Колонку «Код вида товара» заполняют кодом ТН ВЭД ЕАЭС, если товар отгружается в другие страны Евразийского экономического союза.

Как исправить УПД

• Ошибка в документе (опечатка в реквизитах, цене или количестве) — выставляют исправленный УПД (УПДи).
• Стороны договорились изменить цену или количество после отгрузки — выставляют универсальный корректировочный документ (УКД).

Подробное сравнение — в статье «УПД и УКД: в чём разница».

Часто задаваемые вопросы