УПД и УКД: в чём разница и когда нужен корректировочный документ

УПД — универсальный передаточный документ: его оформляют при отгрузке товара или оказании услуги. УКД — универсальный корректировочный документ: его оформляют, когда после отгрузки стороны договорились изменить цену или количество. УПД фиксирует сделку, УКД — её согласованное изменение. Ещё есть УПДи — исправленный УПД: он нужен, если в документе просто ошибка. Ниже — чем они отличаются, когда какой нужен и как работают с маркированным товаром.

УПД, УКД и УПДи: сравнительная таблица

Что такое УПД

УПД объединяет в одном документе счёт-фактуру и первичный документ — товарную накладную или акт. Это удобно: вместо двух бумаг одна, и в электронном виде она подписывается квалифицированными электронными подписями сторон.

Статус УПД выбирают по ситуации продавца:

• Статус 1 (СЧФДОП) — документ работает и как счёт-фактура, и как первичный документ. Его используют плательщики НДС.
• Статус 2 (ДОП) — только первичный документ, без функции счёта-фактуры. Его используют продавцы без НДС, например на упрощёнке.

Для маркированного товара в УПД дополнительно перечисляют коды маркировки. После подписания обеими сторонами оператор ЭДО передаёт сведения в «Честный знак», и коды переходят на баланс покупателя. Подробнее — в статье про УПД в маркировке.

Что такое УКД

УКД оформляют, когда товар уже отгружен по УПД, а потом стороны договорились изменить условия: дать скидку за объём, уменьшить количество из-за недопоставки, пересчитать цену. УКД объединяет корректировочный счёт-фактуру и документ об изменении стоимости.

• Статус 1 (КСЧФДИС) — корректировочный счёт-фактура плюс документ об изменении стоимости. Для плательщиков НДС.
• Статус 2 (ДИС) — только документ об изменении стоимости.

В УКД показывают значения «до» и «после» изменения и разницу между ними. Один УКД может корректировать сразу несколько отгрузок по одному покупателю.

Чем УКД отличается от УПДи

Это самая частая путаница. Правило простое:

• Изменились условия сделки — договорились о новой цене или количестве уже после отгрузки. Нужен УКД.
• В документе ошибка — неверный ИНН, опечатка в цене, не то количество по вине того, кто составлял документ, а сделка была именно такой, как договаривались. Нужен исправленный УПД (УПДи).

Если перепутать, у покупателя могут не принять вычет по НДС, а в «Честном знаке» сведения о кодах окажутся неверными.

УПД и УКД в маркировке «Честный знак»

С маркированным товаром все три документа отправляют через ЭДО: в них перечислены коды маркировки, и сведения о передаче или корректировке попадают в ГИС МТ. В бесплатном ЭДО Лайт от «Честного знака» доступны УПД, УПДи и УКД. Входящий УПД система заранее проверяет: есть ли коды в ГИС МТ и вправе ли продавец ими распоряжаться.

Типичные случаи, когда с маркированным товаром нужен не обычный УПД:

• Недопоставка или пересорт. Часть товара не приехала — количество корректируют, чтобы коды, которые покупатель не получил, не числились за ним.
• Ошибка в кодах или реквизитах. В документ попали не те коды или неверные данные — нужен исправленный УПД.
• Возврат товара. Порядок зависит от причины возврата и от того, платит ли покупатель НДС. Разбор — в статье про возврат маркированного товара.

Принимать входящие УПД удобнее с проверкой: в MARKZNAK можно запросить документы из ЭДО Лайт, обновить статусы кодов, сверить их со сканированием товара и только потом подписать. Пошагово — в статье о проверке входящих УПД.

Часто задаваемые вопросы