Объемно сортовой учет: что это, как работает в Честном знаке

Объемно-сортовой учет (ОСУ) — это упрощенный метод передачи сведений об обороте маркированных товаров в государственную систему «Честный знак». При таком подходе участники рынка отчитываются не о каждой единице продукции, а о партии в целом, указывая код товара (GTIN) и общее количество единиц. Этот механизм был введен как переходный этап для некоторых товарных групп, чтобы бизнес мог плавно адаптироваться к требованиям обязательной маркировки перед внедрением полного поэкземплярного контроля.

Что такое объемно сортовой учет?

Если говорить просто, ОСУ — это способ отслеживания движения товаров партиями. Вместо того чтобы сканировать уникальный Data Matrix код на каждой пачке молока или бутылке воды при отгрузке, поставщик формирует электронный документ, в котором указывает: «Я отгружаю товар с таким-то штрихкодом (GTIN) в количестве 100 штук». Принимающая сторона сверяет фактическое количество с документом и подтверждает приемку. Таким образом, система «Честный знак» получает информацию о том, что партия из 100 единиц товара сменила владельца, но не отслеживает путь каждой конкретной пачки внутри этой партии. Этот метод значительно упрощает логистические процессы на начальных этапах внедрения маркировки, снижая нагрузку на складской персонал и оборудование.

Ключевыми элементами в ОСУ являются:

• GTIN (Global Trade Item Number) — глобальный номер товарной продукции, уникальный для каждого вида товара. Это тот самый штрихкод, который мы видим на упаковке.
• Количество — число единиц товара с одинаковым GTIN в поставляемой партии.

Именно эта пара (GTIN + количество) является основой для всех операций в рамках данного метода учета.

ОСУ в Честном знаке: как это работает?

Процесс работы с использованием ОСУ выстроен вокруг электронного документооборота (ЭДО). Все операции по передаче прав собственности на товар от одного юридического лица другому должны сопровождаться универсальным передаточным документом (УПД). Алгоритм выглядит следующим образом:

1. Отгрузка товара. Производитель или дистрибьютор формирует партию товара для отправки покупателю.
2. Формирование УПД. В своей учетной системе отправитель создает электронный УПД. В табличной части документа для каждой товарной позиции указывается ее GTIN и отгружаемое количество. Перечислять коды маркировки каждой единицы не нужно.
3. Отправка УПД через ЭДО. Сформированный УПД подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляется покупателю через оператора ЭДО.
4. Передача данных в «Честный знак». Оператор ЭДО автоматически передает сведения из УПД в систему маркировки. «Честный знак» фиксирует, что указанное количество товара сменило владельца.
5. Приемка товара. Покупатель получает товар и электронный УПД. Он сверяет фактическое количество поступившей продукции с данными в документе. Если расхождений нет, он подписывает УПД со своей стороны. Если есть расхождения, формируется акт о расхождении (ТОРГ-2) или корректировочный документ.
6. Завершение операции. После подписания УПД обеими сторонами «Честный знак» окончательно регистрирует переход права собственности. Товар переходит на баланс покупателя в системе маркировки.

Этот цикл повторяется на всех этапах движения товара по цепочке поставок, вплоть до розничного магазина. Подробнее о всех этапах движения продукции можно прочитать в нашей статье про ввод и вывод товара из оборота в системе «Честный знак».

Коды ОСУ и GTIN в УПД

Важно понимать, что не существует какого-то отдельного «кода ОСУ». Данный метод учета оперирует уже существующими стандартными идентификаторами. Главным из них является GTIN. Это уникальный международный код, присваиваемый каждому виду продукции. Он зашифрован в линейном штрихкоде на упаковке (EAN-13, EAN-8 и др.) и является частью кода маркировки Data Matrix.

При формировании УПД для отгрузки по схеме ОСУ, в документе указываются следующие сведения:

• GTIN товара.
• Количество единиц товара с этим GTIN.

В отличие от поэкземплярного учета, где в УПД пришлось бы перечислять сотни или тысячи уникальных кодов маркировки, при ОСУ документ остается компактным. Это снижает требования к каналам связи и системам обработки данных. Информация о количестве передается в специальном теге УПД. Именно по паре «GTIN + количество» система «Честный знак» и идентифицирует партию товара при ее движении между участниками оборота.

Отличие ОСУ от поэкземплярного учета

Объемно-сортовой и поэкземплярный учет — это два разных уровня детализации прослеживаемости товаров. ОСУ является базовым, упрощенным вариантом, в то время как поэкземплярный учет обеспечивает максимальную точность и прозрачность.

Ключевые различия:

• Объект учета. При ОСУ объектом является партия товара одного вида (GTIN). При поэкземплярном учете — каждая отдельная единица товара со своим уникальным кодом маркировки.
• Данные в УПД. В УПД для ОСУ указывается GTIN и количество. В УПД для поэкземплярного учета — перечень всех уникальных кодов маркировки отгружаемой продукции.
• Уровень прослеживаемости. ОСУ позволяет отследить движение партии от производителя к дистрибьютору и далее в розницу. Но внутри партии невозможно узнать историю конкретной пачки кефира. Поэкземплярный учет позволяет проследить жизненный цикл каждой единицы товара от конвейера до выбытия на кассе.
• Сложность процессов. ОСУ требует меньших изменений в бизнес-процессах и менее требователен к оборудованию (не нужно сканировать каждый код при приемке и отгрузке партий). Поэкземплярный учет требует наличия 2D-сканеров у всех участников оборота и соответствующей настройки учетных систем для обработки больших массивов данных.

Переход от ОСУ к поэкземплярному учету является логичным шагом в развитии системы маркировки, направленным на достижение 100% прослеживаемости товаров.

Переход на поэкземплярный учет: сроки и правила

Этот упрощенный метод учета изначально вводился как временная мера для адаптации рынка. Постепенно для всех товарных групп, где он применялся, осуществляется переход на полный поэкземплярный учет. Это означает, что все участники оборота должны будут передавать в «Честный знак» сведения о каждой единице товара.

Сроки перехода устанавливаются Правительством РФ и могут отличаться для разных категорий товаров. Например, для молочной продукции и упакованной воды этот переход происходит поэтапно. Актуальную информацию о сроках для конкретной товарной группы всегда следует проверять в постановлениях Правительства и на официальном портале системы. Согласно информации с официального портала честныйзнак.рф, переход осуществляется поэтапно, чтобы дать бизнесу время на подготовку.

Что нужно сделать для перехода на поэкземплярный учет:

1. Обновить программное обеспечение. Ваша учетная система и ПО для работы с ЭДО должны поддерживать формирование и обработку УПД с перечнем кодов маркировки.
2. Обеспечить наличие оборудования. Необходимы 2D-сканеры для считывания кодов Data Matrix на всех этапах: приемка, комплектация заказа, отгрузка.
3. Перестроить бизнес-процессы. Нужно обучить персонал новым процедурам сканирования и обработки маркированной продукции. Складские операции усложняются, так как требуют поштучной обработки товара.
4. Провести тестирование. Перед наступлением обязательных сроков рекомендуется протестировать всю цепочку с одним из контрагентов, чтобы выявить и устранить возможные проблемы.

Объемно-сортовой учет для молочной продукции

Молочная продукция стала одной из ключевых категорий, для которой был внедрен ОСУ. Это было сделано из-за специфики отрасли: большие объемы производства, короткие сроки годности и высокая скорость оборота. Внедрение сразу поэкземплярного учета могло бы парализовать логистические цепочки.

ОСУ для «молочки» позволил производителям и дистрибьюторам отладить базовые процессы работы с маркировкой: заказ и нанесение кодов, передачу данных в систему через ЭДО. На этом этапе отслеживается движение партий, что уже дает государству общее представление об обороте продукции. Детальную информацию о всех этапах можно найти в нашей статье про маркировку молочной продукции.

Аналогичный подход применяется и для другой объемной категории — упакованной воды. Для нее также был предусмотрен переходный период с использованием ОСУ. Подробнее об этом читайте в материале «Маркировка упакованной воды в системе «Честный знак»».

По мере готовности отрасли происходит плановый переход на поэкземплярный учет, который уже начался для молочной продукции с короткими сроками годности и будет распространяться на остальные подкатегории.

FAQ: объемно-сортовой учет (ОСУ)