МЧД — машиночитаемая доверенность: как оформить в ФНС и «Честном знаке»

МЧД — машиночитаемая доверенность: электронная доверенность в формате XML, которая подтверждает право сотрудника подписывать документы от имени организации или ИП своей личной электронной подписью. Её подписывает руководитель своей квалифицированной подписью, и она хранится в распределённом реестре ФНС. С 1 сентября 2024 года сотрудники подписывают документы только так: личная подпись физлица + МЧД. Оформить МЧД можно бесплатно — в сервисе ФНС или прямо в личном кабинете «Честного знака». Для «Честного знака» и для налоговой это разные виды доверенностей.

Что такое МЧД

Это та же доверенность, что и на бумаге, только в виде файла, который читают программы. В нём указаны доверитель (организация или ИП), представитель (сотрудник или другая компания), полномочия и срок действия. У каждой доверенности есть уникальный номер — GUID, по нему МЧД находят в реестре.

Раньше подпись сотрудника выпускали «на организацию»: в одном сертификате были и данные компании, и данные человека. Теперь сотрудник получает личную подпись физического лица, а право действовать за компанию подтверждает МЧД. Если человек уволился, достаточно отозвать доверенность — его личная подпись останется у него, но подписывать за компанию он больше не сможет.

Кому нужна МЧД

Виды МЧД: какую оформлять

ФНС выделяет три вида машиночитаемых доверенностей:

• Единая форма (версия 003) — для контрагентов, Банка России, ЕГАИС, Федерального казначейства и «Честного знака» (маркировка товаров и лекарств).
• Базовая форма (версия 002) — для контрагентов и органов власти, которые ещё не принимают единую форму.
• Доверенность для налоговых органов — для отчётности и переписки с налоговой.

Поэтому одна МЧД «на всё» обычно не работает: для «Честного знака» и для налоговой оформляют разные доверенности. Сотрудник может одновременно иметь несколько действующих МЧД — от разных организаций и для разных целей.

Как оформить МЧД в «Честном знаке»

Самый короткий путь для маркировки — выпустить доверенность прямо в личном кабинете. Её создаёт руководитель или ИП:

1. Войдите в личный кабинет «Честного знака» по электронной подписи руководителя.
2. Откройте «Профиль» → «Пользователи» → «Доступ по доверенности» и нажмите «Добавить пользователя».
3. Выберите роль и полномочия. Роли: «Администратор», «Сотрудник с правом подписи», «Сотрудник без права подписи».
4. Заполните сведения о доверенности: срок действия и документ-основание полномочий руководителя.
5. Укажите доверенное лицо: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт, почту. Форму можно заполнить автоматически, загрузив сертификат подписи сотрудника.
6. Подпишите доверенность подписью руководителя. Сведения уйдут в реестр ФНС — обычно регистрация занимает несколько минут.

Чтобы сотрудник мог работать в программе для маркировки без ограничений, дайте ему роль администратора с правом подписания УПД. Если доверенность уже выпущена в другой системе — на этом же шаге её можно загрузить по ссылке «Загрузить доверенность, созданную в другой системе».

Как оформить МЧД на сайте ФНС

Бесплатно выпустить доверенность можно в сервисе распределённого реестра МЧД ФНС. Порядок по памятке налоговой:

1. Подготовьте данные доверителя (ИНН, КПП, ОГРН организации или ОГРНИП, данные руководителя) и представителя (ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, паспорт).
2. Выберите вид доверенности: единую форму — для «Честного знака» и контрагентов, доверенность для налоговых органов — для налоговой.
3. Заполните обязательные поля и сохраните GUID — уникальный номер МЧД в верхнем поле.
4. Скачайте XML-файл доверенности.
5. Подпишите файл подписью руководителя откреплённой подписью — получится файл с расширением .sig, .p7s или .sgn.
6. Загрузите XML и файл подписи в реестр ФНС и дождитесь результата проверки.

Те же шаги можно пройти через любую компанию, подключённую к распределённому реестру ФНС, — например, через своего оператора ЭДО или отчётности.

Как проверить МЧД

• В реестре ФНС — по GUID доверенности и ИНН на m4d.nalog.gov.ru: сервис покажет, зарегистрирована ли МЧД, её статус и срок.
• В «Честном знаке» — в списке «Доступ по доверенности» видны срок и статус каждой доверенности: «Активна» или «Просрочена».

Система сверяет данные доверенности с документом: ИНН и КПП организации, данные сотрудника и его сертификат. Если что-то не совпадает, документ не примут, даже если МЧД действует.

Как работать по МЧД в MARKZNAK

1. Войдите в MARKZNAK и выберите подпись физического лица.
2. Выберите организацию, от имени которой работаете. Если её нет в списке, обновите данные по МЧД.
3. Выберите товарную группу и подключите MARKZNAK к «Честному знаку».

При подписании документов система сама проверяет, действует ли доверенность. Пошагово со скриншотами — в нашей вики. Одним аккаунтом MARKZNAK можно работать с несколькими организациями: у сотрудника должна быть МЧД от каждой.

Частые проблемы с МЧД

• Организация не появляется в списке. Доверенность ещё не зарегистрирована в реестре ФНС, не подписана руководителем или данные сотрудника не совпадают с сертификатом его подписи.
• Не удаётся подписать документ. Истёк срок МЧД, доверенность отозвана, не хватает полномочий (например, на подписание УПД) или сотрудник выбрал другой сертификат, чем указан в доверенности.
• Сотрудник не может войти. Его не добавили в организацию или он входит не той подписью, на которую оформлена МЧД.
• Сотрудник получил новую подпись. Проверьте, что доверенность подходит к новому сертификату, и заново подключите программу маркировки к «Честному знаку».

Как отозвать МЧД

Пока доверенность действует, сотрудник может подписывать документы от имени компании — даже после увольнения. Поэтому при уходе сотрудника МЧД отзывают сразу. Отзыв регистрируется в распределённом реестре ФНС, и после этого доверенность перестаёт действовать во всех системах. Отозвать её можно через сервис ФНС или там же, где её выпускали.

Часто задаваемые вопросы